Грантові проєкти очима аудитора: аналіз системних комплаєнс-ризиків

Грантовий проєкт – це не просто гроші, отримані від донора. Це зобов'язання використовувати грантові кошти відповідно до умов угоди, затвердженого бюджету та правил донора (ToR).

Для аудиту грантового проєкту це означає, що за кожною витраченою гривнею мають стояти документи, реальна операція, дотримання умов гранту (ToR) та зрозумілий зв’язок із цілями проєкту. На практиці аудитор може зіткнутися не просто з помилками, а з прихованими фактами, сумнівними операціями, заплутаними закупівельними процедурами та відсутністю належного внутрішнього контролю. Тоді звичайна перевірка перетворюється на детективну дуель.

У цьому матеріалі – реальний кейс із практики аудиту грантового проєкту, де аудиторська команда виявила понад 10 Red Flags🚩 З етичних міркувань  ми не розголошуємо назв. Розберімо їх по черзі.

1. Співпраця з РЕР, або Де межа закону

Законодавство не забороняє співпрацю з державними посадовцями (РЕР). Проте місія аудитора – скрупульозно перевірити такі операції на предмет фіктивності та ціноутворення.

Грантоотримувач скрив співпрацю з РЕР, але в процесі грантового аудиту було виявлено майже три десятки колишніх міністерських РЕРів, три з яких виявилися чинними держслужбовцями, які отримували доходи з проєкту як ФОП. Це пряме порушення антикорупційного законодавства. Для легалізації прав існують законні інструменти, як-от передача бізнесу в управління, що дозволяє уникнути конфлікту інтересів ще на старті держслужби.

За приховування фактів співпраці з РЕР – 1 Red Flag 🚩

2. Консультації, маркетинг та дослідження, або Послуги-фантоми 

Ці категорії послуг давно перебувають у зоні підвищеної уваги як податківців, так і внутрішніх комплаєнс-служб аудиторських фірм. Судова практика доводить: самі лише акти з абстрактними формулюваннями, без технічного завдання (ТЗ), деталізації та звітів про виконану роботу, не є достатнім доказом реальності послуг (постанова Верховного Суду від 12.12.2024 у справі № 600/1454/24-а; аналогічна позиція – у справі № 813/4682/15).

У нашому кейсі документи грантоотримувача були оформлені в стилі: «Виконавець надав консультаційні послуги в повному обсязі. Підлягає оплаті 600 000 грн» – без будь-якої деталізації змісту та результату робіт. Подібних актів на суми від 200 000 до 1 000 000 грн було виявлено на загальну суму в десятки мільйонів гривень. При цьому послуги надавалися РЕР.

Ще один показовий факт – маркетингове дослідження вартістю понад 1 млн грн, проведене вже під час реалізації проєкту, щоб визначити, чи варто взагалі впроваджувати подібний проєкт. Тобто дослідження, яке логічно мало б обґрунтовувати доцільність проєкту ще до подання грантової заявки, з’явилося тоді, коли проєкт уже реалізовувався за кошти донора.

Це ставить цілком практичне питання: яку саме потребу проєкту задовольняли такі витрати та якою була їхня додана вартість для досягнення цілей гранту?

За відсутність належного підтвердження реальності послуг та сумнівну доцільність витрат – 2 Red Flags 🚩🚩

3. Тендерні (конкурсні) процедури, або Закритий клуб для своїх

Мета тендеру чи конкурсу – отримати найкращі товари, роботи або послуги на найвигідніших умовах завдяки конкуренції між учасниками. Ключовими умовами прозорої та чесної процедури є рівний доступ учасників, конфіденційний прийом заявок та прозорі критерії вибору переможця.

У нашому кейсі грантоотримувач не дотримався щонайменше двох із них:

• Замість рівного доступу учасників було сформовано власний «закритий список постачальників і виконавців», які отримували замовлення без проходження тендерних процедур – за договорами, укладеними задовго до початку проєкту.
• Замість конфіденційного прийому заявок усі пропозиції надходили електронною поштою з відкритим доступом до них. Це означало, що відповідальна особа могла бачити цінові пропозиції ще до завершення прийому заявок. Це створювало можливість коригувати ціну окремого учасника та фактично нівелювало конкуренцію.

При цьому тендерні (конкурсні) процедури охоплювали лише незначну частину закупівель.

За відсутність реальної конкуренції та конфіденційності пропозицій – 2 Red Flags 🚩🚩

4. Розподіл непрямих витрат, або Фінансова еквілібристика

Розподіл непрямих витрат між активними проєктами – важлива процедура для захисту інтересів донорів та ефективного використання грантових коштів. Кілька паралельних програм зазвичай реалізуються в одному приміщенні й часто за участю одного й того самого персоналу. Тому критично важливо мати логічний, прозорий та документально обґрунтований метод розподілу витрат (Cost Allocation).

У нашому кейсі грантоотримувач одночасно реалізовував кілька проєктів і застосовував різні методи розподілу непрямих витрат відповідно до власних внутрішніх процедур. Оренда мала розподілятися за одним методом, бухгалтерські та юридичні послуги – за другим, канцтовари – за третім тощо.

У результаті система розподілу виявилася настільки складною, що грантоотримувач фактично заплутався у власних розрахунках. Замість обґрунтованого розподілу витрат між проєктами всі вони були віднесені на рахунок одного цього гранту.

За некоректний розподіл непрямих витрат та неефективне використання донорських коштів – 1 Red Flag 🚩

5. Бухгалтерський облік, або Бухгалтерський котел 

Бухгалтерський облік грантових проєктів має свою специфіку та потребує проєктної аналітики – фактично створення окремої фінансової картини для кожного проєкту. Щоб бухгалтер і менеджмент могли бачити як фінансові показники окремого проєкту, так і загальну картину по організації, необхідно відповідно налаштувати програмне забезпечення.

У Грантоотримувача бухгалтерський облік не був налаштований під проєкти, тому вся інформація стікалася в «загальний котел» звичайного, непроєктного офісного обліку. Як наслідок, визначити «наших» постачальників серед великого масиву контрагентів та перевірити фактичні розрахунки з ними в межах конкретного проєкту виявилося надзвичайно трудомістко.

Ситуацію ускладнювало ще й те, що окремі постачальники одночасно брали участь у кількох проєктах, а акти оформлювалися на загальну суму без розподілу за проєктами. Крім того, оборотно-сальдова відомість містила заборгованості, що стосувалися попередніх проєктів.

Ще одна проблема – прямі витрати проєкту, які мали б накопичуватися протягом його реалізації, списувалися (закривалися) щомісяця. Тобто бухгалтерський облік фактично не формував накопиченої інформації за проєктом.

За таких умов, з огляду на значні обсяги операцій, менеджмент готував фінансовий звіт донору фактично за касовим методом: простіше кажучи, показував рух коштів за банківськими виписками замість повноцінної проєктної звітності на основі даних бухгалтерського обліку.

За організацію бухгалтерського обліку, відсутність базового аналітичного обліку, належного внутрішнього контролю та фінансової звітності за принципом нарахування – 4 Red Flags 🚩🚩🚩🚩

🏁 Фінал детективної дуелі 

Ми погоджуємося: ідеальних проєктів не існує. У кожного бувають труднощі, помилки та форс-мажори. Незалежний аудитор – це не каральний орган і не податкова інспекція. Навпаки, наша головна місія – допомогти розібратися у складних ситуаціях, вийти з хаосу та гідно відзвітувати перед міжнародним донором.

Проте коли замість конструктивного діалогу аудитори стикаються з навмисними перешкодами та затягуванням перевірки, приховуванням фактів або спробами дискредитації аудитора, детектив закінчується аудиторським Звітом із застереженням. А його наслідки можуть бути серйозними – від призупинення чи припинення фінансування до вимоги донора повернути грантові кошти.

Для чесного отримувача гранту аудит – це щит і дорожня карта до вдосконалення. Для донора – гарантія безпеки. А для тих, хто намагається еквілібрувати, – неминучий момент фінансової істини.

🔥 Бажаєте дізнатися, як донор відреагував на аудиторський Звіт із застереженням?

Висловте свою думку в [LinkedIn] → | [Facebook] →